一、基本要求

        第1条    本规定指的秘密文件包括上级机关下发的，本机关和各单位形成的秘密文件、资料、刊物、密码电报、载有秘密内容的会议记录、电话记录、表册、照片、录音、录像、电传、计算机磁盘和工作笔记本等。

        第2条    秘密文件的管理，必须遵循既便利工作，又确保秘密的原则。

        第3条    分管局长和办公室主任要加强对秘密文件管理工作的领导，经常督促检查，经常对机关工作人员进行保密教育，提高对保密工作重要性的认识。各级领导干部和秘密文件管理人员必须以身作则，严格遵守各项保密制度。

        二、文件管理

        第4条    秘密文件的收发和内部运转应建立严格的登记、签收制度。机要信件要有机要人签收，机要人员不在时由指定的代收人签收，签收时要逐件清点。急件要清明签收的具体时间，信件由机要员拆封登记，登记文件须将标题、密级、发文单位、字号及件数登记清楚。发文必须填好发文通知单、写清发往单位、件数时间、字号、制发机关。

        第5条    秘密文件要放在保险箱内，钥匙由机要人员保管，机要人员因公外出，要指定专人保管，机要人员外出前和回来后都须办理文件交接手续。每天下班前、上班后和节假日要进行安全保密检查。

        第6条    凡到机要室（文档室）借阅有关文件资料或联系其它事项者，不准随意翻阅秘密文件。

        第7条    机要人员应每月对收进和发出的秘密文件进行清理、分类存放，以便查找。发现丢失或泄密，应及时报告、查处，并尽快采取补救措施。任何单位和个人不得以正在查找为借口推迟报告或拖而不报。

        第8条    属业务性秘密文件、资料，由机要员和各处、室兼职保密员按规定严格管理。

        三、文件阅读

        第9条    秘密文件的传递和携带应采取防丢防窃措施。

        第10条   秘密文件严格按照规定的范围阅读、传达，不得自行扩大阅读和传达范围，不得向无关人员泄露文件内容。

        第11条   传阅、借阅文件要严格履行登记手续，随时掌握文件去向，避免漏传、误传。急办文件，立即通知有关单位负责人阅办，否则追查有关人员责任。

        第12条   秘密文件限于在机要室或办公室阅读，不得将文件带到住所或公共场所。

        第13条   传阅秘密文件由机要人员负责，领导不得自行横传，不得随便取走文件，阅后及时交机要室 ，机要人员每天将送阅的文件收回检查，发现缺少文件，要及时追查，绝密文件和密码电报要严加管理，只限于机要室阅读。

        第14条   确因工作需要摘抄阅办文件、密码电报有关内容，经批准后可将其主要精神摘抄在保密笔记本上，不得摘抄全文，密码电报要变换用词 ，摘抄的笔记本要妥善保管。

        第15条   离退休干部按其享受的政治待遇阅读相应级别的中央文件，由专人统一组织学习、传达，对行动有困难的同志，可用车接到单位来阅读，也可以在不违背保密原则的前提下，由机要人员到家到医院向他们传达重要文件的精神。秘密文件一律不准带回家中或送往医院。

        四、文件传递

        第16条   传递秘密文件应包括加封 ，标明密级，从机要通信邮寄或由机要通讯员递送，递送文件要注意保密安全，交接文件时，必须严格交接手续，途中不得办理与传递文件无关的事项。本单位内部传递秘密文件亦应办理登记签收手续。

        第17条   需要领取的秘密文件和密码电报，须派专车领取，途中不得乘公共汽车，不得在公共场所停留。

        第18条   不得用普通电话、无线话筒传达秘密文件和密码电报精神，不准用明码电报代发密码电报和秘密文件。同一事件不能既发密码电报、又发明码电报，传输秘密文件，必须用有加密措施的传真机传输。负责传真人员要严守保密纪律。

        五、文件复印、翻印、汇编

        第19条   复印秘密文件要建立严格的审批、登记、签收、废页处理制度，复印件要与原件一样严格管理。

        第20条   复印上级机关或本机关制发的“秘密”、“机密”级文件，必须经局保密领导小组负责人批准。

        第21条   严禁复印有密级的中央负责同志的讲话和绝密文件。

        第22条   凡有复印机的单位要严加管理，负责复印的人员要严格执行保密制度，不准擅自复印秘密文件，未经领导批严禁将秘密文件拿到社会上属营业性质的单位复印。

        第23条   秘密文件未经制发机关批准，不得自行翻印，经批准翻印的文件，要注明翻印机关的名称，翻印时间、份数。

        第24条   汇编秘密文件，须经制发机关批准。未经批准，任何单位和个人均不得汇编，文件汇编要在封面上标明密级，密级要按汇编文件中最高密级定。并在复制国家秘密的定点厂负责制。

        六、文件清退、归档、销毁

        第25条   秘密文件要建立清退、归档、销毁制度，密码电报一周一清，半年一核对，秘密文件资料一月一清，发至县处级的文件、资料，按市委办公室的规定及时清退。发至局直属单位的秘密文件一季一清理，年终大检查。

        第26条   阅办完毕的密码电报、秘密文件、资料、刊物需要归档的，应按文书立卷归档的要求进行分类组卷，交机关档案处。

        第27条   不需归档的密码电报、秘密文件、资料刊物和重要文件，需要销毁的，必须登记造册，经办公室主任批准，按保密废纸回收销毁工作的要求销毁。

        第28条   对严格执行秘密文件管理规定，成绩显著的处室和个人，要给予表扬和奖励，对违反秘密文件管理规定，造成丢失、被窃、泄密事件的，应及时追查，视情节轻重，给予批评教育或纪律处分。直至追究法律责任。